5 étapes critiques dans la préparation d'un déménagement de bureau
Conseils déménagement

5 étapes critiques dans la préparation d’un déménagement de bureau

Bien qu’il y ait beaucoup d’éléments sur la liste de contrôle pour le déménagement d’un bureau, l’élaboration d’un projet et la planification des locaux à bureaux, qui donnent le ton pour le reste du déménagement et déterminent son succès, sont deux des éléments les plus importants.

 

1. Élaborer un plan de projet

5 étapes critiques dans la préparation d'un déménagement de bureau

Tout projet complexe bénéficie d’un plan solide. L’élaboration d’une liste de contrôle pour le déménagement d’un bureau n’est qu’une partie de la planification. Identifier les phases majeures telles que l’effondrement du bureau actuel, la libération de l’espace actuel, le transport des marchandises et l’installation dans le nouveau bureau. Ensuite, déterminez les tâches pour chaque phase et assurez-vous de noter toutes les dépendances dans votre liste.

2. Déterminez un délai

Bien que votre mobilier, votre équipement et vos autres biens commerciaux puissent être déménagés en une journée, certains déménagements de bureaux prennent six mois ou plus pour être planifiés. Prenez au moins trois mois pour planifier votre déménagement. Si vous faites appel à des experts de l’extérieur, faites-le dès le début. Ils vous feront économiser du temps et de l’argent en mettant votre plan à jour rapidement et en identifiant toute lacune.

 

3. Effectuer un examen de l’occupation

5 étapes critiques dans la préparation d'un déménagement de bureau

Une fois que vous avez votre plan et votre calendrier, commencez le processus de planification des locaux à bureaux. Vous déménagez peut-être dans un espace plus grand ou plus petit. Pour prendre des décisions optimales en matière d’espace, effectuez un examen de l’occupation et un recensement des employés. Analysez vos services actuels et ce dont ils auront besoin à l’avenir. C’est le moment idéal pour passer en revue les effectifs avec les chefs de service et déterminer comment l’espace est utilisé actuellement. Votre bureau a-t-il de l’espace inutilisé ou des zones surpeuplées ? Quels sont vos plans pour l’effectif de chaque service à l’avenir ?

 

4. Déterminez la superficie en pieds carrés et créez un plan d’étage

Une fois l’étude d’occupation terminée, vous comprendrez les besoins futurs en locaux et pourrez commencer la planification détaillée des locaux à bureaux. Cela comprend les postes de travail, les centres d’équipement, les bureaux, les salles de conférence, les agencements et autres espaces. Les experts peuvent fournir une aide indépendante et objective pour toutes ces considérations relatives à l’espace, y compris les études d’emplacement, les examens des installations, les évaluations technologiques, la planification de l’espace, la stratégie d’ameublement et la préparation du déménagement des employés.

 

5. Créez un budget

Une fois que vous avez documenté tous ces éléments, il est temps de déterminer les coûts. Passez soigneusement en revue la liste de contrôle pour le déménagement de votre bureau. Assurez-vous d’inclure des éléments comme la préparation et le roulement de l’espace libéré. Lisez votre bail pour comprendre toutes vos responsabilités à l’égard du départ de votre bureau actuel et tenez compte du coût du nettoyage et de la remise en état des locaux vacants selon les attentes du propriétaire. En plus des frais de déménagement, songez à des économies sur d’autres projets planifiés qu’il serait pratique de réaliser pendant un déménagement, comme une mise à niveau technologique.

 

Comme on peut s’en rendre compte, le déménagement d’un bureau implique bien plus que le transport de bureaux d’un endroit à un autre. Il n’y a aucune honte à chercher de l’aide pour le déménagement de bureaux et la planification de l’espace, mais si vous le faites, il vaut mieux vous y prendre tôt.

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